個人情報保護方針

以下では、本ポリシーで使用する主要な用語を定義します。用語の理解が、当社の取扱い内容を把握する助けになります。

当社は、サービス提供と運用のために必要な範囲で情報を収集します。以下は収集される主な情報の分類です。

ユーザーが当社に提供する情報は、サービス申込時や問い合わせ時、契約手続き時などに取得されます。適切な管理を行います。

• 氏名、法人名、役職、連絡先（メールアドレス、電話番号）
• 住所および事業所所在地（例: 〒096-0052 北海道名寄市東二条北2丁目1番地10号）
• 会社設立に関する登記情報、事業者番号や税務情報、法人番号に関する資料
• 契約書やメッセージの内容、添付ファイル等の業務関連ドキュメント
• 決済情報（支払い処理に必要な最低限の情報を決済代行業者を通じて取得）
• お問い合わせフォームやサポート履歴に含まれる任意の提供情報

当社のサービス利用時に、利用環境や行動に関する情報を自動的に収集する場合があります。これらはサービス改善と不正防止に用います。

• IPアドレス、デバイス情報、ブラウザ種類および言語設定
• 利用日時、アクセスしたページ、滞在時間などのログ情報
• クッキーや類似技術によるトラッキング情報
• エラーレポートやパフォーマンスデータ
• 解析ツールによる集計データ（匿名化・集約された形式）
• 利用者の操作に関する履歴（サポート改善のための内部分析）

当社は、外部のサービスプロバイダや公的記録などから情報を取得する場合があります。取得時は適法性と目的を考慮します。

• 決済代行業者や銀行等の経営サービス提供者からの活動情報
• クラウドストレージやメール配信サービスなどの外部プロバイダが保有する利用記録
• 公的登記情報や企業情報データベースからの法人情報

収集した情報は、以下の合理的な目的のために利用します。利用目的は最小限に留め、目的外利用は行いません。

• 契約の履行およびサービス提供（契約書作成、法律相談の実施）
• お支払い処理、請求書発行、税務対応に必要な手続き
• 利用者への通知、連絡、サポート対応のためのコミュニケーション
• サービス改善、機能開発、品質向上のための分析
• 不正行為の防止、セキュリティ確保のための監視
• 法令に基づく対応や公的機関からの要請への対応
• 利用者の同意がある場合のマーケティング情報の配信
• 合併や事業再編等に伴う必要なデータ移転と適切な引継ぎ

当社は、個人情報の処理に関して適法な根拠を確認し、以下の原則に基づき対応します（適用法令に従います）。

• 契約の履行に必要な処理（サービス提供に直接関連する処理）
• 利用者の同意に基づく処理（マーケティングや特定のデータ収集）
• 法的義務の遵守のために必要な処理（税務、会計、開示義務等）
• 当社の正当な利害のために必要かつ合理的な処理（セキュリティ維持や不正検知）

当社のウェブサイトでは、利便性向上や解析のためにクッキーを使用します。利用者はブラウザ設定でクッキーの管理が可能です。

当社で用いる主なクッキーの種類は、セッション、永続、機能性、解析用のクッキーです。これらは目的に応じて配置されます。

クッキーは必要、機能、解析、マーケティングのカテゴリに分類されます。必要なクッキーはサービス提供に不可欠です。

ブラウザ設定でクッキーを無効化した場合、一部機能が利用できなくなることがあります。クッキー設定はブラウザまたは当社の設定画面で変更できます。

クッキーポリシーを確認する

当社は業務遂行のため、また法的要求に応じるために、必要最小限の情報を第三者と共有する場合があります。共有先は以下の通りです。

• 決済処理や請求に関わる経営機関および決済代行業者
• クラウドインフラやメール配信などの外部サービスプロバイダ
• 法律助言や監査のために利用する弁護士、会計士などの専門家
• 法令に基づき情報開示を要請する公的機関
• 事業譲渡や合併の場合の関係会社（必要最小限の情報）
• 利用者の同意に基づき連携するビジネスパートナー

当社は業務上必要に応じて日本国外のプロバイダにデータを転送する場合があります。その際は、適用法令に従い適切な保護措置を講じます。

越境転送時には、標準契約条項やデータ処理契約を取り交わす、または同等の安全対策を導入することで、データの保護措置を確保します。

当社は、収集した情報を利用目的達成に必要な期間のみ保持し、その後は安全に削除または匿名化します。保持期間は情報の種類と法的要件に基づいて定めます。

アカウント情報はアカウント解約後、業務上必要な期間を経て安全に削除します。税務や会計上の保存義務がある場合は、法令に定められた期間は保管します。

問い合わせやサポートの履歴は、問題解決および品質向上のため一定期間保存します。不要になった情報は削除手続きを行います。

アクセスログや監査ログはセキュリティ目的で一定期間保存し、その後に削除または匿名化します。

利用者からの削除要求に応じ、当社の合理的な範囲で速やかにデータ消去の対応を行います。ただし、法令に基づく保存義務がある場合は例外となります。

当社は、個人情報の漏洩、改ざん、不正アクセスを防ぐために技術的および組織的な対策を講じます。リスク評価と定期的な見直しを行い、安全性の維持に努めます。

• データ通信の暗号化（TLS等）および保存データのアクセス制御
• 社内アクセス権限の分離と定期的な監査、従業員への教育
• 第三者による脆弱性評価とログ監視による不正検知体制

利用者は自身の個人情報に関して一定の権利を有します。請求手続きを通じて、当社は合理的な範囲で対応します。

• 開示請求（当社が保有する個人情報の確認）
• 訂正請求（不正確な情報の修正）
• 削除請求（保存データの消去要求。ただし法的義務がある場合は制限されます）
• 処理制限・異議申し立て（特定の利用に対する制限や異議の申し立て）
• データポータビリティ（適用される場合に限り、構造化された形式で提供）
• 個人データの移植を要求する権利（可能な範囲で機械可読な形式で提供）
• 処理に異議を唱える権利（正当なメリットに基づく処理や直接販売目的の処理に対して）
• 自動化された意思決定やプロファイリングに対する制限を求める権利（重大な影響がある場合）

当社は、欧州連合向けの特定のデータ保護要件についても配慮しています。KigyokaHubは、事業運営上収集する個人情報の取り扱いについて透明性を保ち、ユーザーが自らの権利を理解し行使できるよう努めます。欧州域内の自然人に適用される場合、該当する法的要件に従い適切な処理を行います。

GDPRは主にEU/EEA域内の個人のデータ保護を目的としています。KigyokaHubがEU/EEAに居住する利用者の個人データを扱う場合、または当該地域に影響を与える活動を行う場合には、GDPRの適用範囲に従い処理を行います。該当する利用者には、特定の追加的権利が適用されます。

• 処理の合法性と透明性を確保するための説明責任
• データ主体の権利（閲覧、訂正、削除、移植等）の尊重
• 適切な技術的および組織的安全対策の実施
• 違反発生時の通知義務およびリスク評価の実施

EU/EEAの利用者は、データ処理に関して苦情がある場合、まずKigyokaHubにご連絡ください。問題が解決されない場合は、監督機関に苦情を申し立てることができます。迅速な対応を心がけますが、外部手続きは各監督機関の規則に従います。

個人データに関する権利を行使したい場合は、身元確認情報と要求内容を明記の上で当社までご連絡ください。KigyokaHubは合理的な範囲で必要書類の提示をお願いすることがあります。

[email protected]

お問い合わせを受けてから原則として30日以内に対応方針をご連絡します。複雑な請求や追加確認が必要な場合は、最大2か月の延長が行われることがあります。その際は理由と想定される対応期限を通知します。

当社は、法的根拠に基づきお知らせやサービス案内を送信する場合があります。マーケティング情報は利用者の同意に基づいて提供され、ビジネスに関連する重要な更新は同意の有無に関わらず送信することがあります。

マーケティング配信の停止は、各メール末尾の配信停止リンク、または当社窓口にて受け付けます。処理には数営業日を要する場合がありますが、停止の確認がとれ次第、配信を中止します。

KigyokaHubは未成年者（未成年の年齢は地域により異なります）を対象としたサービス提供を目的としていません。18歳未満の個人情報を意図的に収集することは避けており、そのような情報が判明した場合は速やかに削除する手続きを行います。

当サイトおよび提供資料には第三者のウェブサイトへのリンクが含まれることがあります。外部サイトのプライバシー慣行は当社の管理外であり、リンク先のプライバシーポリシーを確認してください。

個人情報保護方針は業務内容や法規制の変更に応じて更新されます。重要な変更がある場合は、KigyokaHubのウェブサイト上で告知するか、登録連絡先へ通知します。定期的な確認をおすすめします。